Formation Multimédia et Marketing : 5 conseils pour une réunion à distance efficace

D’après les résultats d’une enquête récemment menée, il s’est avéré qu’un subordonné de bureau passe en moyenne 18 heures par mois en mode réunion. Ce qui représente en contrepartie un coût de près de 3 500 euros par salarié et par an.

Au lieu de se déplacer à travers la voiture, le train ou l'avion pour aller participer à une réunion en présentiel, certains employés pourront se communique et connecter depuis leurs locaux.

Transmission d'informations, brainstorming, prise de décision, sociabilisation, cette liste non entière des raisonnements d’organiser les réunions s’avère non nécessaire pour certains, compte tenu de la situation sanitaire actuelle.

A cet égard, et pour rendre ses réunions audacieuses, il est important de faire recours au télétravail et de pouvoir travailler en groupe à distance.

Alors comment pousser les entreprises à former leurs salariés afin que ces derniers apprennent à se servir efficacement des dernières innovations technologiques, à distance.

Ceci n’est possible qu’après avoir reçu une Formation Multimédia et Marketing Tunisie pour un meilleur avenir de votre entreprise.

1- Une communication digitale bien sélectionnée
Afin de bien être accro à l’ère du « tique », il va falloir disposer d’une connexion très rapide à Internet, et particulièrement des capacités d'audio et de visioconférence de valeur suprême.

Avec le recours aux dernières révolutions technologiques, tout responsable et salarié aura un rôle à jouer pour tirer le meilleur parti de ces visioconférences - intervenants impliqué.

Surtout lors du contact visuel avec son public, cela permet de voir si l'on se fait bien déchiffrer les messages ainsi que la nécessité, dans plusieurs cas, de mettre l'accent sur ou de recommencer de nouveau une idée non reçue.

Ainsi, sélectionner les techniques de communication digitale adéquates pour les réunions à distance demeure un atout d’optimisation des communications verbales et non verbales pour une expérience bonifiée.

2- Définir un programme
L’objectif principal de toute réunion en présentiel est d’accroitre la productivité et c’est le même cas lors d’une réunion en ligne. Cette réunion n’aura plus de valeur ajoutée qu’avec un ordre du jour bien préparé et défini à l'avance pour que les participants connaissent les principaux thèmes à aborder.

Pour sa part, ce programme ne sera plus fructueux qu’en précisant le rôle de chaque intervenant et qui sera chargé de couvrir chacun des volets de discussion.

Au moment où chacun est bel et bien préparé pour la réunion, il se sent plus impliqué, et aura davantage l'excitation d’appartenir à une intention collaborative.

3- Bien choisir le nombre de participants
La troisième règle pour réussir un rendez-vous c’est de limiter le nombre de participants aux individus essentiels. A cet égard, on doit s’orienter vers notre ordre du jour et les sujets qu’on les évoqueront en n'invitant que ceux qui sont les plus actifs.

De ce fait, une réunion limitée par la présence de quatre à cinq personnes permettra d'accroître la concentration de tout le monde. Résultat final, moins de distractions et instauration d'une culture collaborative supérieure.

4- Respect des normes internes du travail
Même si beaucoup de réunions seront fixées en mode formel, elles n’échapperont jamais aux règles et devront être uniques et sous contrôle en matière d’organisation administrative.

Il fallait respecter l’horaire de présence pour ne pas retarder le début des travaux et pour se sociabiliser de plus et prendre des nouvelles des autres membres.

Après avoir lu l'ordre du jour et présenté les participants, on se concentre sur l’allocution et ne pas interrompre ou parler en même temps que celui ou celle qui a la parole.

Côté pratique, cette simple marque de politesse a d'autant plus de sens.

5- Assurer un suivi
A l’issue de toute stratégie de communication, les responsables auront recours à l’acte de suivi. Dans ce même cadre, à l’issue de toute réunion, on doit assurer un suivi à l'aide d'une liste de points d'action, de livrables et de dates limites.

Toutes ces tâches détaillées devront être envoyées à tous les participants pour qu'ils soient au courant des phases de travail à suivre.

Pour finir avec cette étape, vaut mieux enregistrer et stocker en ligne toutes les ressources ainsi que tous les documents pour en préparer la prochaine étape. Avec ce référentiel numérique les absents lors de la réunion elle-même puissent rattraper leur retard.

En résumé et si vous ménagez ces 5 notes en tête, votre assemblée virtuelle a toutes les chances d’être aussi, voire plus, opérante qu’une réunion habituelle. Une logique à prendre en compte pour positiver lors d’un autre confinement si nécessaire, non ?